ERP Not Success Story

ห่างหายไปนานหลายวันเลยทีเดียว เนื่องมาจากช่วงนี้อยู่ในภาวะงานรัดตัวมาก เลยไม่ค่อยมีเวลามาเขียนซักเท่าไร วันนี้นั่งกลับมานึกๆย้อนกลับยังหลายๆโครงการที่ทำมา ที่มีทั้งสำเร็จและล้มเหลวหรือล้มเลิกไป  ส่วนใหญ่เมื่อเรียกบริษัทผู้ขายมาสาธิตก็มักจะบอกแต่เรื่องดีๆ ภาพฝันแห่งความสำเร็จจนบางครั้งผู้บริหารที่วางแผน ภาพฝันการใช้งานไว้ซะสวยหรู จนมาถึงเมื่อเวลาใช้งานจริงกลับขึ้นโปรแกรมไม่สำเร็จ ผมเลยคิดว่าจะลองเรียบเรียง ปัญหาและอุปสรรคในการขึ้นระบบมีเมื่อนำ ERP มาใช้ มักจะเจอปัญหาอะไร เพื่อที่ผู้อ่านที่กำลังสนใจจะนำ ERP มาใช้ได้เตรียมวางแผนรับมือไว้แต่เนิ่นๆ

1. MAN

   ประเด็นแรกสุดคือ เรื่องคน องค์ประกอบหลักที่มีผลกระทบต่อความสำเร็จในการขึ้นระบบ ERP คือ คน คนเรามักจะไม่ชอบการเปลี่ยนแปลง และมักจะต่อต้านสิ่งใหม่ๆ อาการต่อต้านอย่างนี้มีตั้งแต่เล็กๆน้อยๆ เช่น การบ่น หรือไปถึงใหญ่ๆ แบบไม่ยอมใช้โปรแกรมกันเลยทีเดียว ซึ่งก็มีได้หลายสาเหตุ


กลัวตกงาน อันนี้พบได้บ่อยๆเลย โดยเฉพาะองค์กรที่ใช้การจัดการข้อมูลแบบ Manual หรือต้องใช้คนทำงานเยอะๆ เพราะถ้ามีระบบมาช่วยเก็บข้อมูลแล้วจะไม่จำเป็นต้องจ้างคนเยอะๆอีก บางครั้งผู้บริหารเองที่คิดแบบนี้จริงๆก็มี อันนี้ผู้บริหารคงต้องสื่อสารออกมาให้ชัดเจนเช่นกันว่าเอาเครื่องมือนี้มาแล้วคนที่ทำงานอยู่จะได้รับผลกระทบอย่างไร

กลัวถูกลดความสำคัญลง อันนี้จะเจอได้กับทุกองค์กร และเป็นได้หลากหลายรูปแบบ เช่นเดิมใช้โปรแกรม ERP ตัวนึงแล้วจะเปลี่ยนมาเป็นอีกตัว คนที่ดูแลระบบเดิมก็ย่อมจะต่อต้าน หรือบางครั้ง คนต่อต้านอาจจะเป็น user เองเลยก็ได้เนื่องจากมีความเคยชินกับโปรแกรมเดิมๆ

กลัวลำบาก อันนี้มักจะเจอกับองค์กรที่การจัดการงานยังไม่เป็นระบบ เนื่องจากเดิมแต่ละแผนกทำข้อมูลหรือสนใจเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานในแผนกของตน เมื่อมาใช้โปรแกรม ERP การทำงานของแต่ละแผนกจะถูกส่งต่อไปยังแผนกที่เกี่ยวข้องด้วย เช่น ข้อมูลผู้ขาย จะเดิมฝ่ายจัดซื้อสนใจเฉพาะข้อมูลชื่อ-ที่อยู้ผู้ขาย ระยะเวลาส่งมอบ และราคา แต่เมื่อมาใช้โปรแกรมจะทำให้การสร้างผู้ขายรายใหม่จะต้องกำหนดข้อมูลที่มากขึ้นโดยข้อมูลนั้นไม่ได้ใช้ในแผนกตนแต่ใช้ที่แผนกอื่น อย่างแผนกบัญชี เช่น ข้อมูลเลขที่ผู้เสียภาษี กลุ่มผู้ขาย(ซึ่งจะไปสำพันธ์การการตั้งบันทึกหนี้) เป็นต้น บางครั้งเรื่องพวกนี้กลายเป็นปัญหาภายในองค์กรไปซะอีก แทนที่ ERP จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหา แต่กลับมาช่วยสร้างปัญหาเพิ่มซะนี่

นี่เป็นตัวอย่างอาการต่อต้านที่มาจากความกลัวของคนในองค์กร ในขณะเดียวกันบางครั้งอาการต่อต้านก็มาจากสาเหตุอื่นๆได้อีก

อยากสบาย ปกติแล้วแทบทุกคนเมื่อพูดถึง ERP แล้วย่อมเข้าใจมันคือระบบที่รวมการจัดการด้านต่างๆเข้าด้วยกัน ซึ่งจะช่วยลดการทำงานคีย์ข้อมูลซ้ำๆลง ซึ่งถูกเพียงครึ่งเดียวคือจะช่วยลดงานคีย์ซ้ำเฉพาะงานในแผนกต่อเนื่อง ในขณะที่งานที่เป็นต้นทางอาจจะไม่ลดลง รวมถึงการที่คนในองค์กรคาดหวังว่าเมื่อนำโปรแกรมมาใช้งานแล้วจะทำให้เค้าทำงานเร็วขึ้น โดยส่วนใหญ่แล้ว การลดเวลาในการทำงานลง มักจะไม่ค่อยเห็นผลได้ชัดเจนในช่วงต้น ซ้ำร้ายในบางครั้งการนำ ERP มาใช้จะเพิ่มเวลาการทำงานมากขึ้นอีก เพราะผู้ใช้งานจะต้องเสียเวลาส่วนนึงในการเรียนรู้การทำงานบน ERP รวมถึงทำความเคยชินกับโปรแกรม หรือโดยเฉพาะอย่างยิ่งช่วง pararell run ที่ต้องทำการทดสอบโปรแกรมใหม่ ควบคู่กับการทำงานแบบเดิม ที่เป็นจุดที่ทำให้การขึ้นระบบล้มเหลวหลายๆแห่ง เนื่องจาก user ไม่คีย์ข้อมูลเข้าโปรแกรมใหม่ ทั้งไม่อยากคีย์ หรือคีย์ไม่ครบถ้วน คีย์ไม่ทันเพราะงานประจำก็ล้นมืออยู่แล้ว

ไม่ตอบสนองความต้องการ แต่ละองค์กรย่อมมีรูปแบบธุรกิจที่แตกต่างกัน โปรแกรม ERP สำเร็จรูปเป็นโปรแกรมที่เขียนมาเป็นมาตราฐาน ซึ่งจะไม่ตอบสนองทุกความต้องการของผู้ใช้งานได้ บางครั้งก็ต้องพัฒนาโปรแกรมเพิ่มเติม (Customize) บางครั้งก็ต้องเปลี่ยนแนวทางหรือวิธีการทำงาน เมื่อต้องเปลี่ยนปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน บางครั้งผมเคยได้ยิน user มีการตกลงกันก่อนที่จะคุยกับ consult ด้วยซ้ำว่า เราต้องพยามยามไม่ให้เค้าปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานเรา สำหรับประเด็นนี้ก็ไม่มีใครถูกใครผิดหรอกครับ เพียงแต่การ Customize มักจะนำมาสู่ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม รวมถึงเวลาที่ต้องยืดยาวขึ้นเล็กน้อยสำหรับการทดสอบโปรแกรม

เริ่มง่วงละ คืนนี้ขอราตรีสวัสดิ์กันแค่นี้ก่อน ส่วนสาเหตุ ปัญหา หรือ ความเสี่ยงอื่นๆที่จะทำให้การขึ้นระบบล้มเหลวจะมาคุยกันต่อกันวันหน้านะครับ (ยังเหลือส่วนของ Machine/ Money/ Management)

การตีมูลค่าสินค้าคงคลัง Inventory Model

การตีมูลค่าสินค้าคงเหลือ มีอยู่ด้วยหัน หลายวิธี เช่น FIFO, LIFO, Standard cost, AVG ซึ่งแต่ละวิธีก็มีข้อดีข้อเสียแตกต่างกันไป ผู้ใช้ต้องเลือกให้เหมาะสมกับธุรกิจของตนเอง คราวนี้เราจะมาดูวิธีการตีมูลค่าสินค้าคงคลังบนระบบ AX กันบ้างว่ามีกี่แบบ

วิธีแรกสุดคือ FIFO หมายถึงการตีราคาสินค้าคงเหลือด้วยวิธีซื้อก่อนขายก่อน (First-In , First – Out)   วิธีนี้เป็นวิธีการที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย ใช้ได้กับการบันทึกสินค้าทั้งแบบ Periodic Inventory Method และ Perpetual Inventory Method โดยถือว่าสินค้าที่ซื้อ/ผลิตเข้ามาก่อนจะถูกนำออกไปขายก่อน คราวนี้หลายที่ๆเคยมาปรึกษาผมว่า กระบวนการเบิกสินค้าของเค้าไม่สามารถจะหยิบของ lot เก่าๆก่อนได้เสมอไป จะทำอย่างไร? สำหรับผมมองว่ากระบวนการหยิบของจริงๆ กับ การตัดมูลค่าทางบัญชีจริงๆแล้วโดยระบบเป็นคนละส่วนกัน ดังนั้นถ้าคุณกำหนดให้ระบบคำนวณแบบ FIFO แม้ว่าคุณจะหยิบสินค้า lot ไหนไปขายก็ตาม ระบบจะไปดึงต้นทุนตามรายการรับเข้าอยู่ดี ตามตัวอย่างข้างล่างนะครับ

วิธีต่อมา Weighted Avg. หมายถึงการตีราคาสินค้าคงเหลือด้วยวิธีถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก (Weighted Average Method)   วิธีนี้ก็เป็นวิธีการที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายอีกวิธีหนึ่ง ใช้กับการบันทึกสินค้าแบบ Periodic Inventory Method เนื่องจากต้องรอปิดงวดบัญชีแล้วจึงนำรายการรับเข้ามาถั่วเฉลี่ยต้นทุนกับจำนวนมาเป็นต้นทุนขาย

ต้นทุนเฉลี่ย = (450+100+240+420+160)/(30+10+20+30+10)
                    = 1370/100
                    = 13.70


วิธีที่สาม Weighted Avg. date หมายถึงการตีราคาสินค้าคงเหลือด้วยราคาทุนเฉลี่ยเคลื่อนที่ (Moving Average Method Method)   วิธีนี้ก็เป็นวิธีการที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายอีกวิธีหนึ่งเช่นกัน  ใช้ได้กับการบันทึกสินค้าทั้งแบบ Periodic Inventory Method และ Perpetual Inventory Method โดยระบบจะทำการเฉลี่ยต้นทุนเฉพาะสินค้าที่รับเข้ามาใหม่และสินค้าที่มีอยู่ก่อน

ต้นทุนเฉลี่ย = (450+100+240+420)/(30+10+20+30)
                    = 1210/90
                    = 13.44


วิธีที่4 Standard cost หมายถึงการตีราคาสินค้าคงเหลือด้วยต้นทุนมาตราฐาน วิธีนี้ไม่เป็นที่ยอมรับตามมาตราฐานการตีมูลค่าสินค้าคงเหลือในประเทศไทย แต่ในความเป็นจริงก็เคยเจอบริษัทที่ใช้วิธีนี้อยู่เหมือนกัน แต่บางที่ก็ไม่ใช่เป็น Standard Cost แบบเดียวกับระบบซะทีเดียว คือ เวลาใช้ราคาต้นทุนแบบ Standard cost เมื่อทำการเปลี่ยนแปลงราคาต้นทุนใหม่ จะทำให้มูลค่าสินค้าคงเหลือที่มีอยู่ปรับราคาตามต้นทุนใหม่ แต่สำหรับในประเทศไทย เท่าที่เห็นจะใช้วิธีแบบ Standard cost สำหรับประมาณต้นทุนสินค้าของปีนั้น ซึ่งจะไม่มีผลต่อมูลค่าสินค้าคงเหลือในสต๊อกปัจจุบัน ซึ่งระบบ AX ก็สามารถทำการตีมูลค่าสินค้าแบบนี้ได้นะครับ แต่จะต้องทำการกำหนด Inventory model group อีกวิธีนึง

วิธีสุดท้าย Specific Identification Method การตีราคาสินค้าคงเหลือวิธีราคาทุนที่แท้จริงสามารถใช้ได้ทั้งกับการบันทึกสินค้าแบบ Periodic Inventory Method และ Perpetual Inventory Method วิธีนี้ไม่มีให้เลือกใน Inventory model group แต่จะต้องทำการกำหนดที่ Dimension group แทน

สำหรับวิธีการประเมินต้นทุนหลักๆที่ผมเคยใช้อยู่ก็มีประมาณนี้แหละครับ อาจจะมีแตกต่างกันไปในรายละเอียดปลีกย่อยต่างๆ ซึ่งเป็นส่วนที่ทางผู้ขึ้นระบบต้องเก็บรายละเอียดให้เข้าใจอย่างถูกต้องก่อน ถึงจะสามารถกำหนดให้สอดคล้องธุรกิจนั้นๆได้ สำหรับวิธีการตีราคาแบบ LIFO และ LIFO date ผมยังไม่เคยเจอธุรกิจที่ใช้วิธีการตีมูลค่าสินค้าคงคลังโดยวิธีนะครับ แต่โดยหลักการแล้ววิธี LIFO ก็จะคล้ายกับ FIFO เพียงแต่ใช้ต้นทุนล่าสุดแทน

Perpetual VS Periodic

ถ้าปัจจุบันคุณทำการปิดบัญชีสินค้าแบบ Periodic อยู่ แล้วคุณซื้อโปรแกรม ERP มาใช้เคยเจอประเด็นคำถามว่าจะเปลี่ยนมาใช้วิธีการลงบัญชีแบบ  Perpetual มั้ย อย่างไหนดีกว่ากัน ?? สำหรับบ่นความนี้จะอธิบายเปรียบเทียบข้อดี/ข้อเสียกัน การบันทึกบัญชีสต๊อกมีอยู่ 2 แบบ คือ บันทึกแบบต่อเนื่อง Perpetual กับบันทึกตอนสิ้นงวด Periodic ส่วนวิธีไหนดีกว่ากันนั้นไม่สามารถสรุปฟันธงได้ทันทีครับ เพราะต้องดูว่าดีกว่าในที่นี้หมายถึงอะไร ทำงบเร็วกว่า ค่าใช้จ่ายต่ำกว่า วิเคราะห์ข้อมูลบริหารง่ายกว่า หรือ สะดวกกว่า หลายๆคนมักจะคิดว่าการบันทึกบัญชีแบบ Perpetual ดีกว่า ซึ่งสำหรับผมมองว่าถูกเพียงครึ่งเดียว

การบันทึกบัญชีสต๊อกแบบต่อเนื่อง Perpetual  วิธีนี้จะมีบัญชีคุมสต๊อคขึ้นเพื่อบันทึกการเคลื่อนไหวของสินค้าที่เกิดขึ้น โดยบันทึกมูลค่าของสินค้าทุกครั้งไม่ว่าจะเป็นการซื้อ ขาย การส่งคืน/รับคืนยอด ในบัญชีสต๊อคซึ่งจะทำให้ทราบยอดคงเหลือของสินค้าได้ตลอดเวลา 

ตัวอย่างการลงบัญชีเมื่อซื้อสินค้า

Dr. สินค้าคงเหลือ

      ภาษีซื้อ

               Cr.เจ้าหนี้

ตัวอย่างการลงบัญชีเมื่อขายสินค้า จะบันทึกทั้งรายได้และต้นทุนดังนี้

Dr.ลูกหนี้

              Cr. รายได้

                    ภาษีขาย

Dr.ต้นทุนขาย

               Cr.สินค้าคงเหลือ

                  

ข้อดี คือ จะทำให้เราสามารถรู้ยอดคงเหลือและมูลค่าสต๊อคปัจจุบันได้ตลอดเวลา

ข้อเสีย คือ การที่ต้องบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือทุกครั้งทำให้มีการบันทึกบัญชีค่อนข้างมากทำให้การตรวจสอบและแก้ไขจะยุ่งยากกว่าเมื่อการทำงานผิดพลาดเกิดขึ้น 

การบันทึกบัญชีสต๊อกแบบ Periodic วิธีนี้จะทำการรับรู้รายการที่เกิดขึ้นเป็นค่าใช้จ่าย/รายได้ เมื่อต้องการปิดบัญชีจะทำการตรวจนับและทำการคำนวณราคาสินค้าคงเหลือ กระทบยอดต้นงวด/ปลายงวด

ตัวอย่างการลงบัญชีเมื่อซื้อสินค้า

Dr. ซื้อ

      ภาษีซื้อ

               Cr.เจ้าหนี้

ตัวอย่างการลงบัญชีเมื่อขายสินค้า จะบันทึกเฉพาะขาย/รายได้ดังนี้

Dr.ลูกหนี้

              Cr. ขาย/รายได้

                    ภาษีขาย

ข้อดี คือการบันทึกบัญชีทำได้ง่ายและประหยัดเวลา

ข้อเสีย คือไม่สามารถทราบยอดคงเหลือของสินค้าคงเหลือได้ทันทีต้องทำการตรวจนับ

"รูปแบบการผลิต หรือประเภทธุรกิจของบางที่ก็ไม่เหมาะที่จะใช้การบันทึกบัญชีสินค้าแบบ  Perpetual"

การบันทึกบัญชีสต๊อกแบบ Perpetual แม้จะทำให้ข้อมูลบัญชีสามารถนำไปใช้บริหารได้ง่ายขึ้น แต่ก็แลกมาด้วยความยุ่งยากและบางครั้งรวมถึงเงินลงทุนที่เพิ่มมากขึ้นด้วย แถมในความเป็นจริงรูปแบบการผลิต หรือประเภทธุรกิจของบางที่ก็ไม่เหมาะที่จะใช้การบันทึกบัญชีสินค้าแบบ  Perpetual อยู่เหมือนกันนะครับเช่น งานที่ใช้เวลาผลิตยาวนานมากๆ (ผลิตข้ามเดือน/ผลิตหลายเดือนกว่าจะเสร็จ) หรือ ธุรกิจที่มีการผลิตเพียงแค่ช่วงสั้นๆ ตาม Seasonal ซึ่งต้นทุนการผลิตไม่ได้มีเฉพาะช่วงที่ผลิตเท่านั้น ดังนั้น การนำ ERP มาใช้ไม่ใช่เป็นเหตุผลว่าคุณจะต้องเปลี่ยนรูปแบบการบันทึกบัญชีหรือไม่เลย (ผมเคยเจอบริษัทที่เปลี่ยนรูปแบบการบันทึกบัญชีเพราะเค้าบอกว่า Consultant แจ้งว่า AX บันทึกบัญชีแบบ Perpetual ได้อย่างเดียว วึ่งไม่เป็นความจริงเลย) เพราะสิ่งที่สำคัญคือรูปแบบธุรกิจมากกว่า เพียงแต่บางครั้งถ้าคุณกำลังใช้ AX อยู่ รูปแบบธุรกิจคุณเป็นแบบการผลิตปกติทั่วไป  และแต่ละเดือนคุณต้องคอยปิดงบแบบ Periodic อยู่ ทีละ 10-15 วันแล้วล่ะก้อ ผมก็อยากแนะนำให้คุณลองมองวิธีแบบ Perpetual ดูก็ดีเหมือนกันนะครับ

ปล.ปัจจุบันผมใช้วิธีปิดบัญชีแบบผสมผสานทั้ง 2 แบบเข้าด้วยกัน ^_^

คำถามสีม่วงกับW.I.P

ซินเจียยู่อี่ ซินนี้ฮวดไช้ -  อวยพรกันก่อนตามธรรมเนียมคนไทยเชื้อสายจีนนะครับ สำหรับวันนี้จะมาบ่นกันเรื่อง W.I.P (Work in process) นะครับ เคยมีคนถามผมว่า W.I.P คืออะไร ถ้าแปลตามตัวตรงๆก็คืองานระหว่างทำ จริงๆแล้วก็ไม่น่าจะมีอะไรผิดปกติให้ต้องสงสัยหรือสับสนนะ แต่บังเอิญว่าหลายๆที่ดันเรียกงานระหว่างทำนี้ครอบคลุมไปถึงสินค้าระหว่างผลิต/สินค้ากึ่งสำเร็จรูปด้วยนี่สิ เลยเป็นที่มาของบ่นความประจำวันนี้

ใช่แล้วครับ คนที่ถามผมเป็นนักบัญชีครับ ซึ่งด้วยสาเหตุที่ผังบัญชีที่เค้าใช้อยู่มีแค่ วัตถุดิบ งานระหว่างทำ และสินค้าสำเร็จรูปเท่านั้น จึงเกิดคำถามนี้ขึ้นมาระหว่างที่เข้าไปเก็บข้อมูล จริงๆแล้วมันก็ไม่ได้ผิดอะไรหรอกนะครับ ถ้ากระบวนการผลิตของคุณไม่มีความซับซ้อนของลำดับชั้นการผลิตมากมาย แต่ในกรณีที่คุณอยากให้ผังบัญชีของคุณแสดงความเคลื่อนไหวของกระบวนการผลิตในโรงงานของคุณ รวมถึงยังใช้ควบคุม ตรวจสอบการทำงานของฝ่ายผลิต บางครั้งคุณก็ต้องปรับเปลี่ยนผังบัญชีให้ละเอียดขึ้น หรือปรับเปลี่ยนมุมมองนิดนึง

มันจะดีขนาดไหน ถ้าบัญชีเปิดโปรแกรมแล้วสามารถรู้ได้ว่า ขณะนี้มีงานค้างอยู่กระบวนการผลิตมากน้อยแค่ไหน หรือ จะยิ่งดีขนาดไหน ถ้าผู้บริหารเปิดคอมมาแล้วรู้ว่าตอนนี้โรงงานมีสินค้าอยู่ในสต๊อคจำนวนเท่าไหร่ หรือสินค้ากึ่งสำเร็จรูปพร้อมขายเท่าไร แต่ด้วยเทคโนโลยี รวมถึงโปรแกรมบัญชีแต่เดิม มันไม่สามารถรองรับการทำงานบันทึกบัญชีแบบ Perpetual ซักเท่าไร ทำให้เมื่อคุณต้องการที่จะปิดบัญชีแต่ละเดือน ยิ่งถ้าผู้บริหารต้องการข้อมูลละเอียดๆเท่าไร บัญชีก็ยิ่งจะมีงานเยอะเท่านั้น เคยมีบางบริษัทแผนกบัญชีมีพนักงานบัญชีถึง 30 คน และใช้เวลาในการปิดบัญชีนานกว่า 15 วัน เรียกได้ว่ากว่าจะรู้งบเดือนที่แล้ว ก็ต้องรอกันจนเกือบจะถึงสิ้นเดือนนี้กันเลยทีเดียว ด้วยเหตุผลยุ่งยากอย่างที่ว่านี่แหละครับเลยทำให้หลายที่มีแค่บัญชี วัตถุดิบ งานระหว่างทำ และสินค้าสำเร็จรูปเท่านั้น

"ในเมื่อเรามีเครื่องมือที่ดีกว่าเดิม เราก็ควรจะใช้มันให้คุ้มค่า"

กลับมาที่หัวข้อของเราอีกครั้ง เมื่อคุณใช้ ERPแล้วผมไม่แนะนำให้คุณทำบัญชีสต๊อค 3 กลุ่มแล้วนะครับ ในเมื่อเรามีเครื่องมือที่ดีกว่าเดิม เราก็ควรจะใช้มันให้คุ้มค่าสิครับ ปกติแล้วผมจะให้แบ่งออกเป็น 4 กลุ่ม คือ

1 วัตถุดิบ - มูลค่าวัตถุดิบที่เราซื้อมา
2 งานระหว่างทำ - มูลค่าวัตถุดิบ ค่าแรง และค่าใช้จ่ายอื่นๆระหว่างผลิต
3 สินค้ากึ่งสำเร็จรูป - สินค้าที่ผลิตเองรอนำไปผลิตต่อ
4 สินค้าสำเร็จรูป - สินค้าผลิตเสร็จพร้อมขาย

โดยบัญชีงานระหว่างทำจะใช้เป็นบัญชีพักเมื่อมีการเบิกวัตถุดิบไปทำการผลิต และมีเมื่อผลิตออกจากเครื่องจักรในแต่ละขั้นตอนถ้ามีการบันทึกรับ นับจำนวนสต๊อค จะถืองานพวกนั้นเป็นสินค้าระหว่างผลิต/สินค้ากึ่งสำเร็จรูปนะครับ รอจนกว่าจะมีการเบิกไปผลิตต่อไป เมื่อมีการเบิกไปผลิตก็จะถูกนำไปบันทึกเข้าบัญชีงานระหว่างทำW.I.P.อีกครั้ง ตัวอย่างเช่นเราจะทำการผลิตชอร์คสีม่วงนะครับ วัตถุดิบคือ ผงแป้ง,สีน้ำสีแดง,สีน้ำสีน้ำเงิน และกระบวนการผลิตให้เป็น 2 ขั้นตอนคือนำวัตถุดิบไปปั่น และนำเข้าเครื่องอัดแท่งนะครับ

เบิกวัตถุดิบเข้าถังปั่น ลงบัญชีดังนี้
Dr. งานระหว่าง W.I.P
  Cr. วัตถุดิบ


บันทึกรับผงชอร์ค ลงบัญชีดังนี้
Dr. สินค้าระหว่างผลิต Semi-Product
  Cr.งานระหว่าง W.I.P


เบิกผงชอร์คเข้าเครื่องอัดแท่ง ลงบัญชีดังนี้
Dr. งานระหว่าง W.I.P(2)
  Cr. สินค้าระหว่างผลิต Semi-Product


บันทึกรับชอร์คแท่ง ลงบัญชีดังนี้
Dr. สินค้าสำเร็จรูป
  Cr.งานระหว่าง W.I.P(2)

* WIP กับ WIP(2) จะเป็นบัญชีเดียวกันหรือคนละอันกันก็ขึ้นอยู่กะมุมมอง นโยบายของแต่ละที่ละนะครับ

จากตัวอย่างที่ผมยกมาให้นี้หวังว่าจะทำให้ทุกท่านเข้าใจข้อแตกต่าง ข้อดี/ข้อเสีย ของการแยกบัญชีออกมาเป็น 4 กลุ่มมากขึ้นนะครับ ทีนี้ขอวกกลับมายกที่มาของคำถามอันเป็นหัวข้อบ่นความนี้อีกครั้งครับ ปัญหามันมีอยู่ว่า ไอ้สีน้ำสีแดง กับสีน้ำสีน้ำเงินหน่ะเป้นวัตถุดิบแน่นอน แต่เมื่อจะผลิตเค้าจะต้องผสมสีเองก่อนล่วงหน้า 1 วัน ครั้นจะไปซื้อสีน้ำสีม่วงก็ไม่มีขาย ทีนี้จะถือว่ามันเป็นสินค้าระหว่างผลิตมั้ย ในเมื่อเค้าผลิตสีม่วงขึ้นมาเองไม่ได้ซื้อมา ผมก็บอกว่าในกรณีนี้เมื่อสีผสมเสร็จแล้วก็ยังคงเป็นวัตถุดิบ ก็ในเมื่อมันไม่ได้เป็นสินค้าที่เค้าจะขาย ก็เค้าจะขายชอร์คนี่ ไม่ได้ขายสี ดังนั้นในกรณีนี้เมื่อผสมเสร็จ ก็ยังคงเป็นวัตถุดิบครับ  ตอบเสร็จเป็นเรื่องเลย เค้าหาว่าผมกลับกลอก พูดกลับไปกลับมา!!! ในเมื่อก่อนนี้ผมบอกเอาไปผลิตออกมาแล้วต้องเป็นงานสินค้าระหว่างผลิต O_o โอ้ว!!  ช๊อคครับช๊อค ต้องบอกว่าเป็นเหตุการณ์น่าตกใจที่สุดในชีวิตผมครั้งนึงเลยทีเดียว

หมายเหตุ. ตัวอย่างที่ผมยกขึ้นมาเรื่องผลิตชอร์คนี่เป็นเรื่องสมมุตินะครับ แต่คำถามเรื่องสีม่วงคืออะไร นี่เรื่องจริงครับ

โปรแกรมบัญชีหรือจะสู้อีอาร์พี (Accounting Software VS ERP)

หลังจากครั้งที่แล้วที่รับปากว่าจะมาบ่นเรื่องข้อแตกต่างระหว่างโปรแกรมบัญชีกับโปรแกรมERP ทำให้ต้องกลับมานั่งนึกๆดูว่าเราแน่ใจแล้วหรือว่าสามารถแยกข้อแตกต่างระหว่างโปรแกรม 2 ตัวนี้ได้อย่างถูกต้อง เอาเป็นว่าในส่วนของบ่นความนี้จะอธิบายในมุมมองของผมเป็นหลัก ถ้าผมเข้าใจอะไรผิดไปแล้วมีผู้รู้ท่านใดจะทักท้วงก็เชิญได้ตามสบายนะครับ

สำหรับผมการจะมองว่าโปรแกรมตัวนั้นตัวนี้เป็นโปรแกรมบัญชี หรือ โปรแกรม ERP ผมแยกโดยมองที่วัตถุประสงค์ของโปรแกรม โปรแกรมบัญชีโดยส่วนใหญ่มักจะมองเรื่องการบันทึกบัญชีเป็นหลัก ในขณะที่โปรแกรม ERP จะให้ความสำคัญของส่วนงานทุกแผนกโดยที่ข้อมูลเชื่อมโยงถึงกัน (แน่นอนว่าต้องบันทึกลงบัญชีได้อย่างถูกต้องด้วย) เขียนแบบนี้ท่านผู้อ่านอาจจะงง งั้นลองตามอ่านต่อไปข้างล่างครับ

โปรแกรมบัญชี มักจะเน้นความสำคัญไปที่ระบบบัญชี เช่น การตั้งหนี้ (AP/AR),  การทำรายการหักหนี้(รับ/จ่ายเงิน) ทะเบียนทรัพย์สินและการคิดค่าเสื่อม และอื่นๆที่เป็นงานบัญชีเท่านั้น แต่เดี๋ยวนี้โปรแกรมบัญชีหลายๆตัวก็มีระบบ inventory สามารถทำการรับเบิกจ่าย ควบคุมสต๊อค ได้ด้วย ทำให้โปรแกรมบัญชีหลายๆตัว เวลามานำเสนอขายมักจะตั้งชื่อโปรแกรมเป็น ERP ด้วย ซึ่งผมเองก็มีโอกาสได้เห็นโปรแกรมแนวๆนี้มาบ้างทั้งที่เขียนโดย software house เมืองไทย และเขียนโดยบริษัทต่างชาติ แต่เมื่อดูการทำงานของโปรแกรมลึกลงไป จะไม่พบความเชื่อมระหว่างโยงกันภายในโปรแกรม ยกตัวอย่างให้เห็นชัดๆเช่น การทำงานจัดซื้อ โปรแกรมสามารถ Purchase Order ให้ผู้ขายได้ เมื่อมีรายการรับสินค้าเกิดขึ้นจะไม่มี Process การรับสินค้าบนโปรแกรม แต่จะใช้วิธีตั้งหนี้ให้ระบบรับรู้สต๊อคและตั้งหนี้พร้อมกัน เป็นต้น ซึ่งกรณีนี้จะทำให้ user ไม่สามารถรับรู้จำนวนสินค้าจริงๆได้ในกรณีที่ใบกำกับภาษีมาไม่ตรงกับจำนวนสินค้า ทำให้บางบริษัทก็จะมีระเบียบว่าใบกำกับภาษีต้องตรงกับสินค้าเท่านั้นไปเลย

"โปรแกรมบัญชีหลายๆตัว เวลามานำเสนอขายมักจะตั้งชื่อโปรแกรมเป็น ERP ด้วย"

ในขณะที่โปรแกรม ERP จะมีการเขียนฟังก์ชั่นการทำงานให้ครอบคลุมกว้างกว่าในทุกกิจกรรมภายในองค์กร โดยมักจะแยกเป็นโมดูลต่างๆ เพื่อให้รองรับความต้องการของแผนกอื่นๆในองค์กรนอกจากบัญชี เช่น ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายขาย ฝ่ายคลังพัสดุสินค้า ฝ่ายผลิต ฝ่ายวางแผน ซึ่งเท่าที่เห็นในตอนนี้โดยส่วนตัวผมยังไม่เคยเจอโปรแกรมบัญชีตัวไหนสามารถเขียนการทำงานมาให้รองรับงานของฝ่ายผลิตและฝ่ายวางแผนได้ เพราะการเขียนโปรแกรมให้รองรับเรื่องต้นทุนการผลิต และวางแผนเป็นเรื่องที่ซับซ้อนกว่าค่อนข้างมาก

จุดต่างสำคัญอีกอย่างของโปรแกรมบัญชีกับ ERP ในมุมมองของผมก็คือ โปรแกรมบัญชีมักจะมีฟังก์ชั่นการทำงานเพื่อรองรับการบันทึกกิจกรรมที่เกิดขึ้นในองค์กรเพื่อให้สามารถบันทึกบัญชีและทำงบได้อย่างถูกต้องเท่านั้น แม้ว่าปัจจุบันนี้โปรแกรมบางตัวจะพัฒนาขึ้นมาให้สามารถออกเอกสาร PO,SO ได้แล้วก็ตาม ในขณะที่โปรแกรม ERP จะออกแบบมาให้รองรับไปถึงการบริหารองค์กรและวางแผนธุรกิจด้วย เช่นการติดตามสถานะงานปัจจุบัน และการทำ Forecast ยอดขาย เป็นต้น

"เชื่อหรือไม่ว่าหลายๆบริษัทที่ซื้อ ERP มาใช้ กลับใช้งานไม่ต่างกับโปรแกรมบัญชีธรรมดาทั่วไป"

ถึงตรงนี้แล้ว หวังว่าจะทำให้คูณเข้าใจข้อแตกต่างระหว่างมันมากขึ้นนะครับ ทีนี้ ลองมาดูกันสิครับว่า โปรแกรมที่คุณใช้งานอยู่ในปัจจุบันคือโปรแกรมบัญชี หรือ โปรแกรม ERP หรือ โปรแกรม ERP ที่เอามาใช้เป็นเพียงแค่บันทึกบัญชี (เชื่อหรือไม่ว่าหลายๆบริษัทที่ซื้อ ERP มาใช้ กลับใช้งานไม่ต่างกับโปรแกรมบัญชีธรรมดาทั่วไป อันนี้เป็นเรื่องจริงครับ ในหลายๆที่ด้วย ซึ่งอาจจะด้วยสาเหตุหลายๆประการ ไม่ว่าจะด้วยทีม Implement ที่ด้อยประสบการณ์ หรือด้วยบุคคลากร วัฒนธรรมการทำงานของ User เองก็ตาม)

มอออ

AX เหมือนกันแต่ไม่เหมือนกัน

จริงๆแล้วก็มีเรื่องอยากจะบ่นค่อนข้างจะเยอะ ระหว่างที่กำลังคิดว่าจะบ่นเรื่องอะไรก่อนดี (ฮา) ก็คิดว่าเอาเรื่องของตัวโปรแกรมมาเล่าสู่กันฟังสักเล็กน้อยแล้วกัน เรื่องของเรื่องมีอยู่ว่า เคยเจอคนถามว่าทำไม AX ของที่นี่ใช้ยากจัง ไม่เหมือนที่เก่าของเค้าเลย ด้วยความสงสัยก็เลยไล่ถามดูว่า เค้าใช้เวอร์ชั่นไหน ปรากฏว่าก็เป็น Version 2009 เหมือนกันซะด้วย

เอ๊ะ! ในเมื่อเหมือนกันแล้วจะจะยากง่ายต่างกันได้ยังไงหล่ะ ความเป็นจริงก็คือ โปรแกรม AX ที่ทุกท่านใช้นั้นไม่ได้เหมือนกัน 100% ทั้งหมดนะครับ เพียงแต่ฟังก์ชั่นการทำงานหลักเหมือนกัน  เมืองไทยมีกฏหมายทางด้านภาษีที่ไม่เหมือนกับอเมริกา ดังนั้นโปรแกรม standard ax ของ Microsoft จึงไม่ได้ซัพพอตงานทางด้านนี้ แต่ไม่ต้องกังวลว่ามันจะเอามาใช้จริงๆไม่ได้เนื่องจากเวลา Microsoft ขายของ (AX) ให้กับเราเค้าไม่ได้ขายกับเราตรงๆ แต่ขายผ่านตัวแทนที่เราเรียกกันว่า Partner นั่นแหละ ทีนี้บริษัทตัวแทนเหล่านี้ก็จะทำการเขียนโปรแกรมเฉพาะของตัวเองขึ้นมาเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการใช้งานของบริษัทในเมืองไทย (Localization) ยกตัวอย่างเช่น รายงาน stock card เป็นรายงานที่ผมคิดว่าพนักงานบัญชีหรืออาจจะแผนกอื่นๆที่เกี่ยวข้องต้องเคยใช้มันกันมาทั้งนั้นนะครับ จากที่ผมได้ลองใช้ AX ที่ขายโดยตัวแทน 3 ราย  ทั้งส่วนของเมนู และหน้าตารายงานที่พิมพ์ออกมา ไม่เหมือนกันเลยทั้ง 3 เจ้า ผมไม่ขอลงรายละเอียดว่าส่วนที่ต่างกันขอแต่ละตัวแทน คืออะไรนะครับ กลัวจะยิ่งอธิบายยิ่งงง เอาเป็นว่า ถ้าคุณยังไม่ได้ตกลงปลงใจจะซื้อโปรแกรมกับตัวแทนเจ้าไหน แนะนำว่าให้เรียกตัวแทนหลายๆเจ้าเข้ามาทำการนำเสนอ แล้วลองขอให้เค้าพิมพ์รายการ Stock card แต่ละเจ้าออกมาให้ดูนะครับ

"รายงาน stock card ที่ขายโดยตัวแทนคนละเจ้า รายงานที่พิมพ์ออกมาไม่เหมือนกัน"

นอกจากในส่วนของ Localization ที่ไม่เหมือนกันแล้ว องค์กรที่ใช้งานระบบไปซักระยะหนึ่งมักจะพัฒนาโปรแกรมขึ้นไปอีกเพื่อให้สะดวกกับการใช้งานภายในองค์กรนั้นๆมากขึ้น ซึ่งส่วนนี้เรียกว่า Customization ที่ถูกพัฒนาขึ้นโดยโปรแกรมเมอร์ทั้งส่วนของภายในองค์กรเอง หรือจะจ้างให้ Partner เขียนให้ก็ตาม ก็ยิ่งจะทำให้ตัวโปรแกรมแตกต่างกันไปอีก ถ้าผู้ใช้เข้ามาภายหลังอาจจะคิดไปว่าโปรแกรม AX มีการทำงานเป็นแบบนั้น

กลับมาประเด็นในย่อหน้าแรก ซึ่งผมก็รู้อยู่ก่อนแล้วว่าโปรแกรม AX ที่ผู้ถามมาพูดกับผมกับโปรแกรมที่ทำงานเก่าเค้าซึ่งอาจจะซื้อผ่านตัวแทนคนละเจ้าจะไม่เหมือนกันก็ได้ แต่ปรากฏว่าสิ่งที่เค้าอธิบายมากลับยิ่งให้ผมสงสัยไปอีกว่า เค้าเคยใช้งานโปรแกรมอย่างจริงๆจังๆ จริงหรือ หรือว่าแค่เรียกรายงานเล็กๆน้อยๆเพียงอย่างเดียว เพราะโปรแกรม ERP มีความจำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้ใช้งานจะต้องเข้าใจทั้งตัวโปรแกรมและการทำงานภายในองค์กร ซึ่งตรงนี้จะเป็นข้อแตกต่างจากการใช้โปรแกรมบัญชีธรรมดา ซึ่งผมคิดว่าไว้ตอนหน้าจะมาบ่นๆเรื่องความแตกต่างของมันให้ฟังซักรอบ

ปัจจุบันนี้ โปรแกรม ERP เริ่มแพร่หลาย หลายๆองค์กรในประเทศไทยก็เริ่มนำ ERP มาใช้ ในขณะที่ตลาดแรงงานก็ต้องการคนมีประสบการณ์ใช้ ERP มากขึ้นเรื่อยๆ ทำให้คนที่ใช้ ERP เป็นมีแต้มต่อที่ดีกว่า มีมูลค่าเพิ่มในตลาดแรงงาน โดยเฉพาะในตำแหน่งงานระดับ Senior หรือ Manager ทำให้บางครั้งคนที่ไม่เคยใช้งาน ERP หรือใช้เพียงเล็กน้อยจำต้องโกหกเพื่อให้ได้งาน (งานดีๆ เงินเดือนดีๆ ใครจะไม่อยากได้ละเนอะ) อันนี้คงเป็นเรื่องทาง HR หรือผู้สัมภาษณ์ต้องประเมินให้ดีๆ ว่าทักษะความสามารถตรงกับที่คาดหวังจริงหรือไม่

"ในขณะที่ตลาดแรงงานก็ต้องการคนมีประสบการณ์ใช้ ERP มากขึ้นเรื่อยๆ ทำให้คนที่ใช้เป็นมีแต้มต่อที่ดีกว่า"

ทำไมถึงเป็นบ่นความ ERP

ก่อนอื่นก็สวัสดีทุกท่านที่อาจจะบังเอิญผ่านมาอ่านเจอบทความของผมนะครับ จริงๆผมมีความตั้งใจว่าจะเขียนบล๊อคส่วนตัวว่าด้วยเรื่องของ ERP มาซัก 2-3 ปีละ ก็ยังไม่ทำซักกะที จนมาถึงวันนี้แหละ ที่มาของความตั้งใจเขียนก็เนื่องมาจากผมทำงานอยู่กับโปรแกรม ERP มาก็นานหลายปีแล้ว พบปะเรื่องราวต่างๆมาก็มากระดับนึง เลยกะไว้ว่าจะมาเขียนบ่นความให้เป็นเรื่องเป็นราวในบล๊อคส่วนตัว เผื่อใครมาอ่านเจอจะได้รับรู้ว่า บางทีปัญหาที่คุณเจออยู่ ที่อื่นๆเค้าก็เป็นเหมือนกัน :)

"บางทีปัญหาที่คุณเจออยู่ ที่อื่นๆเค้าก็เป็นเหมือนกัน"

ในส่วนของโปรแกรม ERP ที่ผมทำอยู่ก็คือ Microsoft dynamics AX นะครับ สมัยที่ยังทำงานเป็น implementer ให้กับ Partner นั้น ก็ทำตั้งแต่เวอร์ชั่น 4 แต่บางทีวันดีคืนดีก็ออกไป support ลุกค้าเวอร์ชั่น 3 ก็ยังเคย ปัจจุบันก็ยังใช้เวอร์ชั่น 5 (Ax2009) อยู่ สำหรับคนที่ใช้ version 6 (AX2012) แล้ว ได้ยินมาว่าโปรแกรมพัฒนาความสามารถยิ่งขึ้นไปอีกหลายอย่าง โครงสร้างของระบบก็เปลี่ยนไปจากเดิม ก็ขอแสดงความยินดีด้วยนะครับ แต่สำหรับบ่นความในบล๊อคนี้จะไม่กล่าวถึงปัญหาเชิงเทคนิค หรือพวก programming นะครับ เนื่องจากเหตุผลสำคัญ 2 ประการ คือ

1. ผมอยากเน้นเรื่อง ปัญหา อุปสรรค และ ความเข้าใจใน ERP

จากประสบการณ์ของผมในการขึ้นระบบโปรแกรม ERP มากว่าครึ่งร้อยบริษัท เจอทั้งที่ขึ้นได้สำเร็จ และ ล้มเหลว แต่ผมสังเกตเห็นว่าในบริษัทที่ล้มเหลวในการขึ้นระบบ มักจะมีบางสิ่งเหมือนๆกัน ซึ่งไว้วันหลังจะมาบ่นเรื่องนี้ให้ฟังกันใหม่

2. ผมไม่ได้เป็น Programmer หรือทำงานสาย database

เหตุผลนี้เป็นเหตุผลที่สำคัญมาก คือ ผมไม่ได้เรียนจบสายคอมพิวเตอร์ครับ ในสายงานของ ERP ส่วนของ Application Consultant ที่เข้าไปให้บริการขึ้นระบบ หลายๆคนก็ไม่ได้จบ IT นะครับ เพราะงานส่วนนี้จะเน้นความเข้าใจในภาพรวมการจัดการองค์กรมากกว่า อย่างเช่น Financial Consultant ที่ขึ้นระบบงานบัญชีก็มักจะจบบัญชีมาซะเป็นส่วนใหญ่ เนื่องจากสามารถเข้าใจความต้องการของ User มากกว่า

ก่อนจะจบบ่นความแรกนี้ก็สวัสดีปีใหม่จีน(ตรุษจีน)กันล่วงหน้า ขอให้ทุกท่านได้เจอสิ่งดีๆ กันตลอดปี ใครที่กำลังขึ้นระบบ หรือเจอกับปัญหาการใช้งาน ERP ก็ขอให้ขึ้นระบบได้สำเร็จเร็วไวนะครับ สำหรับบริษัทไหนที่ได้โบนัสกันตอนตรุษจีน ก็ขอให้ได้แต๊ะเอียกันเยอะๆนะครับ

มอออ