ถ้าปัจจุบันคุณทำการปิดบัญชีสินค้าแบบ Periodic อยู่ แล้วคุณซื้อโปรแกรม ERP มาใช้เคยเจอประเด็นคำถามว่าจะเปลี่ยนมาใช้วิธีการลงบัญชีแบบ Perpetual มั้ย อย่างไหนดีกว่ากัน ?? สำหรับบ่นความนี้จะอธิบายเปรียบเทียบข้อดี/ข้อเสียกัน การบันทึกบัญชีสต๊อกมีอยู่ 2 แบบ คือ บันทึกแบบต่อเนื่อง Perpetual กับบันทึกตอนสิ้นงวด Periodic ส่วนวิธีไหนดีกว่ากันนั้นไม่สามารถสรุปฟันธงได้ทันทีครับ เพราะต้องดูว่าดีกว่าในที่นี้หมายถึงอะไร ทำงบเร็วกว่า ค่าใช้จ่ายต่ำกว่า วิเคราะห์ข้อมูลบริหารง่ายกว่า หรือ สะดวกกว่า หลายๆคนมักจะคิดว่าการบันทึกบัญชีแบบ Perpetual ดีกว่า ซึ่งสำหรับผมมองว่าถูกเพียงครึ่งเดียว
การบันทึกบัญชีสต๊อกแบบต่อเนื่อง Perpetual วิธีนี้จะมีบัญชีคุมสต๊อคขึ้นเพื่อบันทึกการเคลื่อนไหวของสินค้าที่เกิดขึ้น โดยบันทึกมูลค่าของสินค้าทุกครั้งไม่ว่าจะเป็นการซื้อ ขาย การส่งคืน/รับคืนยอด ในบัญชีสต๊อคซึ่งจะทำให้ทราบยอดคงเหลือของสินค้าได้ตลอดเวลา
ตัวอย่างการลงบัญชีเมื่อซื้อสินค้า
Dr. สินค้าคงเหลือ
ภาษีซื้อ
Cr.เจ้าหนี้
ตัวอย่างการลงบัญชีเมื่อขายสินค้า จะบันทึกทั้งรายได้และต้นทุนดังนี้
Dr.ลูกหนี้
Cr. รายได้
ภาษีขาย
Dr.ต้นทุนขาย
Cr.สินค้าคงเหลือ
ข้อดี คือ จะทำให้เราสามารถรู้ยอดคงเหลือและมูลค่าสต๊อคปัจจุบันได้ตลอดเวลา
ข้อเสีย คือ การที่ต้องบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือทุกครั้งทำให้มีการบันทึกบัญชีค่อนข้างมากทำให้การตรวจสอบและแก้ไขจะยุ่งยากกว่าเมื่อการทำงานผิดพลาดเกิดขึ้น
การบันทึกบัญชีสต๊อกแบบ Periodic วิธีนี้จะทำการรับรู้รายการที่เกิดขึ้นเป็นค่าใช้จ่าย/รายได้ เมื่อต้องการปิดบัญชีจะทำการตรวจนับและทำการคำนวณราคาสินค้าคงเหลือ กระทบยอดต้นงวด/ปลายงวด
ตัวอย่างการลงบัญชีเมื่อซื้อสินค้า
Dr. ซื้อ
ภาษีซื้อ
Cr.เจ้าหนี้
ตัวอย่างการลงบัญชีเมื่อขายสินค้า จะบันทึกเฉพาะขาย/รายได้ดังนี้
Dr.ลูกหนี้
Cr. ขาย/รายได้
ภาษีขาย
ข้อดี คือการบันทึกบัญชีทำได้ง่ายและประหยัดเวลา
ข้อเสีย คือไม่สามารถทราบยอดคงเหลือของสินค้าคงเหลือได้ทันทีต้องทำการตรวจนับ
"รูปแบบการผลิต หรือประเภทธุรกิจของบางที่ก็ไม่เหมาะที่จะใช้การบันทึกบัญชีสินค้าแบบ Perpetual"
การบันทึกบัญชีสต๊อกแบบ Perpetual แม้จะทำให้ข้อมูลบัญชีสามารถนำไปใช้บริหารได้ง่ายขึ้น แต่ก็แลกมาด้วยความยุ่งยากและบางครั้งรวมถึงเงินลงทุนที่เพิ่มมากขึ้นด้วย แถมในความเป็นจริงรูปแบบการผลิต หรือประเภทธุรกิจของบางที่ก็ไม่เหมาะที่จะใช้การบันทึกบัญชีสินค้าแบบ Perpetual อยู่เหมือนกันนะครับเช่น งานที่ใช้เวลาผลิตยาวนานมากๆ (ผลิตข้ามเดือน/ผลิตหลายเดือนกว่าจะเสร็จ) หรือ ธุรกิจที่มีการผลิตเพียงแค่ช่วงสั้นๆ ตาม Seasonal ซึ่งต้นทุนการผลิตไม่ได้มีเฉพาะช่วงที่ผลิตเท่านั้น ดังนั้น การนำ ERP มาใช้ไม่ใช่เป็นเหตุผลว่าคุณจะต้องเปลี่ยนรูปแบบการบันทึกบัญชีหรือไม่เลย (ผมเคยเจอบริษัทที่เปลี่ยนรูปแบบการบันทึกบัญชีเพราะเค้าบอกว่า Consultant แจ้งว่า AX บันทึกบัญชีแบบ Perpetual ได้อย่างเดียว วึ่งไม่เป็นความจริงเลย) เพราะสิ่งที่สำคัญคือรูปแบบธุรกิจมากกว่า เพียงแต่บางครั้งถ้าคุณกำลังใช้ AX อยู่ รูปแบบธุรกิจคุณเป็นแบบการผลิตปกติทั่วไป และแต่ละเดือนคุณต้องคอยปิดงบแบบ Periodic อยู่ ทีละ 10-15 วันแล้วล่ะก้อ ผมก็อยากแนะนำให้คุณลองมองวิธีแบบ Perpetual ดูก็ดีเหมือนกันนะครับ
ปล.ปัจจุบันผมใช้วิธีปิดบัญชีแบบผสมผสานทั้ง 2 แบบเข้าด้วยกัน ^_^
อยากทราบว่าใช้วิธีผสมผสาน ในลักษณะใดครับ พอจะยกตัวอย่างหรืออธิบายให้เห็นภาพหน่อยได้มั๊ยครับ
ตอบลบยังสองจิตสองใจอยู่ว่าจะไปทางไหนดี
รบกวนอยากทราบวิธีผสมพสานหน่อยครับ ขอบคุณครับ
ตอบลบ